意外と時間を費やしているファイル検索作業
私たちは日々、ファイルの検索に多くの時間を費やしています。
1回の検索に3分かかるとして、1日に10ファイル探すとなると、月20日換算でなんと10時間もの時間をファイル検索に費やすことになるのです。
ファイル検索に時間がかかる理由
なぜこんなにもファイル検索に時間がかかってしまうのでしょうか？
実は、次の3つに時間を費やしているからです。
ファイルの保存場所や名前を思い出す時間
これを経験されている方は非常に多いと思います。特にフォルダ構成が複雑になればなる程、複数人の間でファイルが何度も更新される程、この時間がかかってしまいます。
ファイルの内容を確認する時間
見つかったファイルが本当に自分の欲しいものか判断するには、実際にファイルを開いて確認する必要があります。専用ソフトの起動が必要なファイルだとこの時間はより長くなります。
納得のいかない検索結果に再検索を繰り返す時間
キーワードやファイル名等で検索しても、求めていないものが多数ヒットする場合があります。結局、条件を変えるなどしてまた時間を費やしてしまいます。
重要なのは「検索者の判断スピードの向上」
ファイル検索に関しては、様々な製品やサービスがリリースされています。
それらの多くは、ファイルを管理する事に重点を置いて検索行為自体を減らそうとするタイプと、複数の検索技術を併用する事で少しでも検索のスピードを上げるタイプの2種類に分けられます。
しかし、この2点だけで本当に満足のいく結果を得ることができるのでしょうか？
どんなに素晴らしいシステムを導入しても、本当に欲しいファイルかどうかの判断はあなた、つまり「検索者」が実際に内容を確認し、行わなければなりません。
ファイル検索システムの善し悪しは、この判断をスムーズにできる機能があるかどうかで決まります。
ファイル検索システムを選ぶ時のポイント
どのような機能がほしいのか明確にして選ぶ
最近のアプリケーションはとにかく多機能です。しかし多機能だから問題が解決するというわけではありません。事前にどのような形で検索したいのか明確にしておき、その機能があるかどうかで選ぶようにしましょう。
できるだけ視覚的に分かりやすいものを選ぶ
検索という作業はほぼ毎日行います。この作業自体にストレスがたまるようでは業務改善の効果は期待できません。操作方法や検索結果が直感的にわかるものが良いでしょう。
特に、文字情報の羅列はユーザーのストレスになりますので、ファイルが画像イメージ等で表示されると快適な検索が可能です。
コストを抑えつつも、長く使えるものを選ぶ
新しいシステムの導入は金銭的なコストだけでなく、スタッフへの教育コストもかかります。
また社内ネットワークの再構成の必要性がでてくることもあります。そのため、できる限り現状を変えずに導入でき、いざというときに変更が容易なものが望ましいでしょう。
検索結果を画像で表示するという新しい視点でファイル検索システムを開発しました
特許出願中！目で見て検索する新しいファイル検索システム「FCabinet」
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